POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
IMPORMAX COMERCIALIZADORA S.A.S – IMPORMAX S.A.S.

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la Sociedad IMPORMAX COMERCIALIZADORA S.A.S – IMPORMAX S.A.S. Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Sociedad IMPORMAX COMERCIALIZADORA S.A.S , adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las nuestras actividades comerciales o laborales. De esta manera, la sociedad IMPORMAX COMERCIALIZADORA S.A.S – IMPORMAX S.A.S, manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que en desarrollo de las actividades comerciales y/o laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a la Sociedad IMPORMAX COMERCIALIZADORA S.A.S – IMPORMAX S.A.S., cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla, la Sociedad IMPORMAX COMERCIALIZADORA S.A.S – IMPORMAX S.A.S., en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales IMPORMAX COMERCIALIZADORA S.A.S – IMPORMAX S.A.S., garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

La Sociedad IMPORMAX COMERCIALIZADORA S.A.S – IMPORMAX S.A.S, quien para efectos de presente documento en adelante se denominara con su sigla IMPORMAX S.A.S, es una persona jurídica – Sociedad Simplificada por acciones – S.A.S, identificada bajo el Nit. No. 900405698-4 y matricula mercantil No. 36498 del 14 de Diciembre de 2010, con domicilio principal en Dosquebradas, y con actividad económica principal G4649 – comercio al por mayor de otros utensilios domésticos N.C.P y secundaria G4690 – comercio al por mayor no especializado, cuyos datos de contacto son los siguientes: Dirección: Carrera 8 Bis No. 15-109, Bodega 14A, Sector Servientrega, Barrio Portal del Sol, Dosquebradas, Risaralda, Colombia Teléfono: 3304815 – 3154618049, Correo electrónico: administracion@impormax.net, ventas2@impormax.net, la sociedad IMPORMAX S.A.S, registra 1 establecimientos de comercio: IMPORMAX COMERCIALIZADORA S.AS.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de la Sociedad IMPORMAX S.A.S.

MARCO LEGAL

Constitución Política, artículo 15. Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional.

DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; – Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías departidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable

PRINCIPIOS QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, la sociedad IMPORMAX S.A.S, aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales, los principios son los determinado en la ley 1581 de 2012:

• Legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interes o titularidad.
• Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. – Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propositos la obligación de la Socieda IMPORMAX S.A.S, sera de medio.
• Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. Todas las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS

En IMPORMAX S.A.S., se reciben datos personales cuando son enviados a través de formularios online (como página web y redes sociales), publicidad a través de motores de búsqueda, blogs, campañas de email marketing, correos electrónicos, eventos convocados por la compañía, cuando la empresa es contactada por los interesados telefónicamente o cuando son dados para el sistema de facturación.

En las bases de datos de la Sociedad IMPORMAX S.A.S, se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la Sociedad IMPORMAX S.A.S, puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

TRATAMIENTO

La información que consta en las bases de datos de la Sociedad IMPORMAX S.A.S, es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal. En cumplimiento de deberes legales, la Sociedad IMPORMAX S.A.S, podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas. La Sociedad IMPORMAX S.A.S, velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

FINALIDAD

La información recolectada por la Sociedad IMPORMAX S.A.S, tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de las actividades propias de su objeto como sociedad comercial. Además, la Sociedad IMPORMAX S.A.S, guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:
1.) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Sociedad IMPORMAX S.A.S, o a los encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2.) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Sociedad IMPORMAX S.A.S, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 (casos en los que no es necesaria la autorización).
3.) Ser informado por la Sociedad IMPORMAX S.A.S, o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4.) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5.) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la Sociedad IMPORMAX S.A.S, o el Encargado, ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
6.) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

OBLIGACIONES Y DEBERES DE IMPORMAX S.A.S – RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La Sociedad IMPORMAX S.A.S, deberá:
a.) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b.) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c.) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d.) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e.) Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f.) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g.) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
h.) Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i.) Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j.) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k.) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l.) Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m.) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n.) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o.) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

La Sociedad IMPORMAX S.A.S, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber: artículo 10, ley 1581 de 2012: (…)
“a.) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b.) datos de naturaleza pública.
c.) casos de urgencia médica o sanitaria.
d.) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, datos relacionados con el Registro Civil de las Personas”
e.) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

La información suministrada para el tratamiento de los datos personales, podra ser otorgada a : El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a Sociedad IMPORMAX S.A.S; los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad; el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

La Sociedad IMPORMAX S.A.S, obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por La Sociedad IMPORMAX S.A.S, de manera previa al tratamiento de los datos personales.

La Sociedad IMPORMAX S.A.S, conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia la Sociedad IMPORMAX S.A.S, podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a la Sociedad Sociedad IMPORMAX S.A.S, para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La Sociedad IMPORMAX S.A.S, establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto la Sociedad IMPORMAX S.A.S, deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, la Sociedad IMPORMAX S.A.S, podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

El tratamiento de los datos personales de los clientes, proveedores, empleados, contratitas o de cualquier persona con la cual la Sociedad IMPORMAX S.A.S, tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condición de Sociedad Comercial, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
a.) Realizar el envío de información relacionada con productos y demás bienes o servicios ofrecidos por la Sociedad S.A.S.
b.) Desarrollar el objeto social de la Sociedad IMPORMAX S.A.S.
c.) Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las sociedades mercantiles.
d.) Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales
e.) Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
f.) Realizar encuestas relacionadas con los productos, servicios o bienes de la Sociedad IMPORMAX S.A.S.
g.) Cumplir todos sus compromisos contractuales.
h.) Realizar el envío de publicidad.

Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con lo contemplado en la ley 1581 de 2012 y la presente política en el aparte relacionado con los derechos de éstos.

Para el caso de datos personales sensibles, la Sociedad IMPORMAX S.A.S, podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando: El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización; el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización; el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular; el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de la Sociedad IMPORMAX S.A.S, y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
a.) La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b.) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c.) Los derechos del titular.
d.) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
e.) El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.

GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, la Sociedad IMPORMAX S.A.S, pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.

PERSONA RESPONSABLE

Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a: Dirección: Carrera 8 Bis No. 15-109 Bodega 14, Sector Servientrega, Barrio Portal del Sol, Dosquebradas, Risaralda, Colombia Teléfono: 3304815 – 3154618049 Correo electrónico: administracion@impormax.net, https://impormax.net/

PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A DE CONSULTAS

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos la Sociedad IMPORMAX S.A.S, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento. Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:
• identificación del Titular
• descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• dirección del titular.
• documentación que se quiera presentar como prueba.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
la Sociedad IMPORMAX S.A.S., rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta: 1. El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico administracion@impormax.net, o en medio físico dirigido al departamento administrativo, indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición. 2. la Sociedad IMPORMAX S.A.S., podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web. 3. Petición de supresión de datos El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a la Sociedad IMPORMAX S.A.S., su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos: 1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. 2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. 3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la Sociedad IMPORMAX S.A.S. Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia la Sociedad IMPORMAX S.A.S., podrá negar el ejercicio del mismo cuando: a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la Sociedad IMPORMAX S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE LA SOCIEDAD IMPORMAX S.A.S.

En cumplimiento del objeto social de la Sociedad IMPORMAX S.A.S, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con la Sociedad IMPORMAX S.A.S, ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con la Sociedad IMPORMAX S.A.S.. Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, la Sociedad IMPORMAX S.A.S., tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la Sociedad IMPORMAX S.A.S., y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe la Sociedad IMPORMAX S.A.S, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. La Sociedad IMPORMAX S.A.S., también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de la Sociedad IMPORMAX S.A.S., estarán vigentes a partir del día 12 de Mayo de 2020. La Sociedad IMPORMAX S.A.S., se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Las bases de datos administradas por la Sociedad IMPORMAX S.A.S., se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente comercial, laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la Sociedad IMPORMAX S.A.S., o una obligación contenida en un contrato entre la Sociedad IMPORMAX S.A.S., y Titular

Impormax Comercializadora S.A.S
Carrera 8 Bis No. 15-109, Bodega 14 A, Sector Servientrega, Barrio Portal del Sol, Doquebradas, Risaralda, Colombia
Teléfono: 3304815 – 3154618049